Mijn factuur wordt niet betaald. Wat nu?

Vrijwel iedere ondernemer krijgt er vroeg of laat mee te maken. Wanbetalers. Klanten die niet betalen kosten u veel geld, tijd en energie. En erger nog, als de betalingsproblematiek aanhoudt kunt u zelf niet meer aan uw verplichtingen voldoen. En dat is natuurlijk niet de bedoeling. Dus: uw factuur wordt niet betaald? Dan kunt u het volgende doen:

• Verkoop uw openstaande facturen met factoring
• Ga in gesprek met niet betalende klanten
• Pas uw leveringsvoorwaarden aan
• Stuur een aanmaning
• Schakel een incassobureau in

Wilt u helemaal geen kopzorgen. Dan is factoring wellicht iets voor uw bedrijf. Bij factoring draagt u een factuur tot uw gehele debiteurenbestand over aan een factoringmaatschappij. Deze zal facturen direct betalen na aanlevering of krediet verstrekken op basis van openstaand saldo.

De factoringmaatschappij neemt bovendien het volledige debiteurenrisico over. Dat betekent dat u altijd uw geld krijgt, ook als een klant zijn factuur niet betaalt.

Iedere ondernemer streeft naar een goede relatie met zijn klanten. Daarom vinden velen het lastig om aan de bel te trekken bij een klant die niet betaalt. Toch is het ook belangrijk dat u communiceert over openstaande facturen. Dat hoeft niet direct met een formele betaalherinnering. Een belletje bij het verstrijken van de betaaltermijn werkt vaak prima en biedt u direct duidelijkheid.

Als er een gegronde reden is voor de betalingsachterstand kunt u, indien mogelijk, meedenken met uw klant en overstappen naar deelbetalingen (van de openstaande facturen). Wil een klant de factuur niet betalen? Stuur dan een aanmaning, zodat u later een incassotraject kunt starten.

Neem de volgende zaken sowieso op in de leveringsvoorwaarden:

• Een betaaltermijn:
  Zorg dat u een betalingstermijn opneemt in uw leveringsvoorwaarden. Doorgaans is deze gesteld op 30 dagen. Uiteraard kunt u ook een afwijkende betaaltermijn afspreken. 14 dagen wordt bijvoorbeeld ook veel gehanteerd. Ook belangrijk: u kunt zowel voor particulieren als zakelijke klanten een betaaltermijn opnemen.


• Spreid betalingen:
  Factureert u grote bedragen in een keer, bijvoorbeeld bij een groot project? Dan kunt u wellicht werken met deelbetalingen of vooruitbetalingen. Zo krijgt u snel een beeld van het betaalgedrag van uw klant, waarop u uw gedrag weer kunt aanpassen. Bovendien heeft u sneller de beschikking over een deel van uw geld, waardoor uw werkkapitaal op pijl blijft.


• Beloon snelle betalers:
  Belonen is leuker dan straffen. Neem daarom een kleine korting op voor klanten die zeer snel betalen. Dan heeft u ook sneller de beschikking over uw geld, wat voordelig is voor de cashflow van uw bedrijf.

Zijn al uw inspanningen ten spijt? Stuur dan een aanmaning waarin u de afnemer in gebreke stelt. Geef aan dat u het niet eens bent met het feit dat de factuur niet is betaald en dat u de afnemer een laatste kans biedt om alsnog te betalen. Hang een redelijke betaaltermijn vast aan de aanmaning, zodat uw klant de tijd krijgt om te handelen. Een termijn van twee weken is gebruikelijk.

Nog een tip: verstuur een aanmaning altijd aangetekend. Zo heeft u namelijk bewijs dat u een redelijke betaaltermijn heeft geboden.

Helpt ook de aanmaning niet? Schakel dan een incassobureau in. Om u goed te helpen zal het incassobureau o.a. vragen naar de afspraken die u eerder heeft gemaakt met de klant, zoals getekende offertes. Het bureau zal tevens controleren of het gaat om een dispuut (een conflict over de levering) en u vragen de facturen, herinneringen en overige communicatie aan te leveren. Het incassobureau zal vervolgens de schuld voor u innen.